A munkáltató jogosult ellenőrizni a munkavállaló munkaviszonnyal összefüggő magatartását, így a munkaeszközeinek használatát is. Ahhoz azonban, hogy ezt jogszerűen megtehesse, eljárásának számos jogszabályi előírásnak meg kell felelnie. Mivel a legtöbb esetben valamilyen váratlan esemény vezet a munkavállaló ellenőrzéséhez és az nem tűr haladékot, ezért nem árt már jó előre lefektetni az ellenőrzés jogszerű lebonyolításához szükséges feltételeket annak érdekében, hogy ha szükség van rá, azt azonnal végre lehessen hajtani.
A munkavállalók magatartásának ellenőrzése
A munkavállalónak kizárólag a munkaviszonnyal összefüggő magatartása ellenőrizhető. A munkavállalók magatartásának munkáltató általi ellenőrzése a munkavállaló magánéletébe történő beavatkozásnak minősül, ezzel személyiségi jogai korlátozásra kerülnek. A személyiségi jogok korlátozása csak olyan mértékben megengedett, amilyen mértékben arra feltétlenül szükség van a vele szemben álló munkáltatói jogos érdek érvényesítése érdekében. A munkavállalók ellenőrzéséhez tehát a munkáltató oldalán lennie kell egy olyan jogszerű érdeknek, amelyet ha ütköztetünk a munkavállaló személyiségi jogainak a munkáltatói ellenőrzés által megvalósuló korlátozásával, akkor az érdekmérlegelés eredményeként megállapítható, hogy a munkáltató oldalán a munkavállaló ellenőrzésével elérhető előnyök elsőbbséget élveznek a munkavállaló személyiségi jogai korlátozásával szemben.
A munkáltatói ellenőrzés lehetséges módját és kereteit jogszabály határozza meg, míg az ellenőrzés részleteit és lehetséges technikai eszközeit a munkáltatónak belső szabályzatban kell rendeznie és azt a munkavállalóval igazoltan közölnie.
A munkavállaló munkaviszonnyal összefüggő magatartása ellenőrzésének leggyakoribb módjai:
-
-
internethasználat ellenőrzése,
-
elektronikus levelezőrendszer és más üzenetküldő alkalmazások használatának ellenőrzése,
-
infokommunikációs eszközök ellenőrzése,
-
ittasság ellenőrzése.
-
A munkavállaló ellenőrzése iránti igény a gyakorlatban általában akkor merül fel, ha a munkáltató ellenőrizni akarja, hogy a munkavállaló betartja-e az infokommunikációs eszközök használatának belső szabályait, a munkavállaló milyen tevékenységet végez munkaidőben a számítógépén, a munkavállaló továbbított-e jogszerűtlenül harmadik személynek üzleti titkot tartalmazó üzenetet vagy fájlt harmadik személynek, vagy adott esetben a munkavállaló munkavégzésre alkalmas állapotban jelent-e meg a munkahelyén. Látható, hogy ezek olyan munkáltató érdekek, amelyek azonnali intézkedést igényelnek annak érdekében, hogy a munkavállalónak ne legyen ideje és lehetősége jogellenesen törölni üzeneteket vagy fájlokat meghiúsítva ezzel az ellenőrzés célját. Amennyiben a munkáltató nem teremti meg előre az ellenőrzés jogi feltételeit, akkor a konkrét esetben a jogszerűség megteremtése olyan időveszteséggel fog járni, amely meghiúsíthatja az ellenőrzés eredményességét és célját.
Milyen kötelezettségei vannak a munkáltatónak?
Adatkezelési tájékoztató
A munkavállaló munkaviszonnyal összefüggő magatartásának ellenőrzése adatkezelési tevékenységnek minősül. Ebből eredően a munkáltató köteles az adatkezelés körülményeiről a munkavállalót előzetesen igazoltan tájékoztatni.
Az adatkezelési tájékoztatónak tartalmaznia kell különösen
-
-
a kezelt személyes adatok körét,
-
az adatkezelés célját,
-
az adatkezelés jogalapját,
-
az adatkezeléssel érintett személyek körét,
-
az adatok megőrzési idejét,
-
az ellenőrzés érdekében alkalmazott technikai eszközöket,
-
a személyes adatok címzettjeinek köre,
-
a munkavállalót a személyes adatai kezelése körében megillető jogos és jogorvoslati lehetőségek.
-
Nem elég a fentiek szerinti általános tájékoztatás, hanem a konkrét ellenőrzés előtt is tájékoztatni kell a munkavállalót az adott ellenőrzés körülményeiről.
Érdekmérlegelési teszt
Az adatkezelés jogalapja a munkáltató jogos érdeke (GDPR. 6. cikk (1) f) pontja). Ebből eredően a munkáltatónak az adatkezelés megkezdését megelőzően érdekmérlegelési tesztet kell készítenie. Az adatkezelési tevékenység csak akkor kezdhető meg, ha az érdekmérlegelési teszt eredményeként megállapítható, hogy a munkáltatónak a munkavállalók ellenőrzéséhez fűződő érdeke elsőbbséget élvez a munkavállalók alapvető jogaival szemben.
Munkavállalói ellenőrzési és eszközhasználati szabályzat
A munkavégzés céljából biztosított eszközök használatának valamint a munkáltatói ellenőrzés szabályait a munkáltatónak belső szabályzatban kell rendeznie, amelyet előzetesen igazoltan közölnie kell a munkavállalókkal.
A Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság egy konkrét esetben hozott határozata szerint (https://www.naih.hu/files/NAIH-2019-51-hatarozat.pdf) a munkáltatónak biztosítania kell, hogy a munkavállaló jelen lehessen az ellenőrzés során. A munkáltatónak lehetőséget kell biztosítania arra, hogy a munkavállaló az adatok kezelését kontrollálhassa és a munkáltató által nem kezelhető adatokat a saját eszközére mentse. Az ilyen adatmentést pedig a munkáltatónak joga és kötelezettsége felügyelni annak érdekében, hogy az valóban csak a magáncélból kezelt adatokra korlátozódjon. A Hatóság álláspontja szerint egy olyan eljárás és mechanizmus kialakítása és megvalósítása szükséges, ahol lehetőség szerint mindkét fél kontrollálja az adatok „szétválogatásának” folyamatát (magán-céges), és ennek során az általa jogszerűen nem kezelhető adatok csak az adat e minőségének megállapításához, a folyamat ellenőrzéséhez legszükségesebb körére korlátozódjon.
Az eszközök használatára és használatának ellenőrzésére vonatkozó belső szabályzatban a munkáltatónak célszerű kitérni
-
-
az eszközök magáncélú használatának lehetőségére vagy ennek tiltására;
-
biztonsági másolat készítésének, megőrzésének és inaktiválásuk szabályozására,
-
a biztonsági mentések végleges törlésének határidejére,
-
az eszközök ellenőrzése áttekintésének részletes szabályaira,
-
arra, hogy a munkáltató szervezetrendszerén belül ki hajthatja végre az ellenőrzéseket, ki férhet hozzá a biztonsági mentésekhez,
-
arra, hogy az ellenőrzések és a biztonsági mentésekhez történő hozzáférés során milyen jogai vannak a munkavállalónak,
-
arra, hogy milyen szabályok mentén kerül sor az adatok törlésére.
-
A munkaviszony megszűnésekor a munkáltatónak az érintett munkavállaló részére lehetőséget kell biztosítania arra, hogy amennyiben magáncélra használta ezeket az eszközöket, akkor törölje a magáncélú leveleket és fájlokat az általa használt elektronikus levelezőrendszerből és infokommunikációs eszközökről. A Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság álláspontja szerint (https://www.naih.hu/files/NAIH-2019-51-hatarozat.pdf) ez a törlés megvalósítható az érintett munkavállaló utolsó munkanapján a munkáltatói jogkör gyakorlója, a munkavállaló szervezeti egységének vezetője, vagy a szervezetben döntésre jogosult más munkavállaló jelenlétében, elkerülve azt, hogy adott esetben olyan dokumentumok is törlésre kerüljenek, amelyek nem a munkavállaló magáncélú adatai. A jogszerűség érdekében a Hatóság javasolja ezen törlési folyamatról jegyzőkönyv vezetését.
Biztonsági mentések készítése
Az infokommunikációs eszközökön tárolt adatokról történő biztonsági másolat készítése, az archívum tárolása valamint az archívumban történő keresés külön adatkezelési tevékenységnek minősül. Az archiválás tekintetében a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság legitim adatkezelési célnak ismeri el az adatbiztonság növelését valamint a munkaviszony során keletkezett hivatalos dokumentumok megtalálását.
A biztonsági mentések készítéséről a munkáltatónak tájékoztatnia kell a munkavállalót és belső szabályzattal kell rendelkeznie a biztonsági mentések elkészítésének, tárolásának és megőrzésének körülményeiről, így különösen arról, hogy milyen gyakran kerül sor biztonsági mentés készítésére.
Amennyiben a munkáltató a biztonsági mentések között kíván keresést lefolytatni vagy a biztonsági mentéseket kívánja felhasználni a munkáltatói ellenőrzés céljából, akkor a munkáltatónak a munkavállalói ellenőrzési szabályzat rendelkezései alapján kell eljárnia.
Ellenőrzés lefolytatása
A munkavállalói ellenőrzés időpontjáról a munkavállalót előzetesen írásban tájékoztatni kell és az ellenőrzés során tett intézkedésekről jegyzőkönyvet kell felvenni. Amennyiben a munkavállaló személyesen nem tud, vagy nem kíván részt venni az ellenőrzésen, jogosult meghatalmazottal képviseltetni magát. Ilyen esetben érdemes legalább teljes bizonyítóerejű magánokiratba foglalt meghatalmazást kérni a meghatalmazottól.
A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell az ellenőrzés lefolytatásának valamennyi, adatvédelmi jogi szempontból releváns megállapításait, így különösen azokat a körülményeket, amelyek az ellenőrzés lefolytatásának szabályszerűségét igazolják.
Az ellenőrzésen a munkáltató részéről is kizárólag azok a személyek vehetnek részt, akiket erre a belső munkáltatói szabályzat felhatalmaz és az ellenőrzés keretében nyert adatok megismerésére is kizárólag ezek a személyek jogosultak.
Amennyiben a munkavállaló az előzetes értesítés ellenére nem vesz részt az ellenőrzésen, őt utólag kell tájékoztatni az ellenőrzés során tett megállapításokról.
Az ellenőrzés során be kell tartani a fokozatosság elvét. Ez azt jelenti, hogy csak annyi és olyan személyes adat ismerhető meg az ellenőrzés során, amennyi és amely feltétlenül szükséges az ellenőrzés céljának megvalósításához.
A munkavállalói ellenőrzéssel kapcsolatos szabályok megszegésének következményei
Amennyiben a munkáltató a munkavállaló ellenőrzésére vagy a biztonsági mentések készítésére és az azokban történő keresésre vonatkozó jogszabályi előírásokat nem tarja be, akkor számára hátrányos jogkövetkezményekkel kell számolnia.
Amennyiben a jogellenes adatkezelés következtében a munkavállaló személyiségi jogai sérülnek, akkor sérelemdíj iránti követeléssel fordulhat a munkáltatóval szemben. Ezen kívül az adatkezeléssel kapcsolatos jogszabályok megsértése esetén a munkavállaló panasszal fordulhat a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz, amely a jogszabályi előírások megszegése esetén akár bírságot is kiszabhat a munkáltatóval szemben a bírságot kiszabó határozatot pedig közzéteszik a hatóság weboldalán.
Ha a fentiekkel kapcsolatban kérdése van, állok rendelkezésére.